Paper Fishbone Diagram (pengertian Manfaat dan cara membuat diagram)

A.  Pengertian Diagram Fishbone

Diagram fishbone (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga disebut Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools). Diagram fishbone digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah team cenderung jatuh berpikir pada rutinitas (Tague, 2005).

Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar  penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat diagram fishbone ini dapat menolong kita untuk menemukan akar penyebab masalah secara user friendly, tools yang user friendly  disukai orang-orang di industri manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan (Purba, 2008).

Menurut Purba (2008), diagram fishbone dapat mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau  masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

B.  Manfaat Diagram Fishbone

Fungsi  dasar diagram fishbone (tulang ikan) adalah untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya. Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang diinginkan (Tague, 2005).

 Menurut Gaspersz dan Fontana (2011) diagram fishbone memberi banyak keuntungan bagi dunia bisnis. Selain memecahkan masalah kualitas yang menjadi perhatian penting perusahaan, masalah – masalah klasik lainnya juga terselesaikan. Masalah–masalah klasik yang ada di industri manufaktur khusunya antara lain adalah:

1.    Keterlambatan proses produksi

2.    Tingkat defect (cacat) produk yang tinggi

3.    Mesin produksi yang sering mengalami trouble

4.    Output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi

5.    Produktivitas yang tidak mencapai target

6.    Complain pelanggan yang terus berulang.

Namun, pada dasarnya diagram fishbone dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut:

1.    Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah

2.    Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah

3.    Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

4.    Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil  yang diinginkan

5.    Membahas issue secara lengkap dan rapi

6.    Menghasilkan pemikiran baru.

Jadi ditemukannya diagram fishbone  memberikan kemudahan dan menjadi bagian penting bagi penyelesaian masalah yang mucul bagi perusahaan. Penerapan diagram fishbone dapat memberikan kemudahan untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya masalah khususnya di industri manufaktur dimana prosesnya terkenal dengan banyaknya ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan. Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya (Gaspersz dan Fontana, 2011).

Apabila ingin menggunakan diagram fishbone, kita terlebih dahulu harus melihat di departemen, divisi dan jenis usaha apa diagram ini digunakan. Perbedaan departemen, divisi dan jenis usaha juga akan mempengaruhi sebab – sebab yang berpengaruh signifikan terhadap masalah yang mempengaruhi kualitas yang nantinya akan digunakan (Robbins dan Mary, 2012).

C.  Kelebihan dan Kekurangan Diagram Fishbone

Kelebihan diagram fishbone adalah dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dan setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab masalah tersebut. Sedangkan untuk kekurangan diagram fishbone adalah opinion based on tool dan di design membatasi kemampuan tim / pengguna secara visual dalam  menjabarkan masalah yang mengunakan metode “level why” yang dalam, kecuali bila kertas yang digunakan benar – benar besar untuk menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Serta biasanya voting digunakan untuk memilih penyebab yang paling mungkin yang terdaftar pada diagram tersebut.

D.  Langkah-Langkah Pembuatan Diagram Fishbone

Menurut DitjenNak (2000), pembuatan diagram fishbone kemungkinan akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi diagram fishbone. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah: flipchart atau whiteboard dan marking pens atau spidol.

Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah

1.    Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalam fishbone seperti “kepala ikan”.

2.    Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Bahaya Potensial Pembersihan Kabut Oli”.

3.    Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).

 

Gambar 1.

Pembuatan Diagram Fishbone — Menyepakati Pernyataan Masalah

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori

1.    Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishbone seperti “tulang ikan”.

2.    Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:

a.    Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:

1)   Machine (mesin atau teknologi),

2)   Method (metode atau proses),

3)   Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),

4)   Man Power (tenaga  kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),

5)   Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan

6)   Milieu / Mother Nature (lingkungan).

b.    Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:

1)    Product (produk/jasa),

2)    Price (harga),

3)    Place (tempat),

4)    Promotion (promosi atau hiburan),

5)    People (orang),

6)    Process (proses),

7)    Physical Evidence (bukti fisik), dan

8)    Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).

c.    Kategori 5S   yang biasa digunakan dalam industri jasa:

1)    Surroundings (lingkungan),

2)    Suppliers (pemasok),

3)    Systems (sistem),

4)    Skills (keterampilan), dan

5)    Safety (keselamatan).

3.    Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Kategori pada contoh ini lihat gambar 2.

 

Gambar 2.

       Gambar 2.

Pembuatan Diagram Fishbone — Mengidentifikasi Kategori-Kategori

Langkah3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

1.    Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

2.    Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam diagram fishbone, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.

3.    Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal.

4.    Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai APD” (lihat Gambar 3).

5.    Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.

 

Gambar 3.

Pembuatan Fishbone Diagram — Menemukan Sebab-Sebab Potensial

Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin

1.    Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-subnya.

2.    Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.

3.    Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”

4.    Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.

5.    Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.

6.    Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada diagram fishbone (lihat Gambar 4).

 

Gambar 4.

Pembuatan Fishbone Diagram — Melingkari Sebab yang Paling Mungkin

Diskusi selama sesi brainstorming hendaknya dirangkum, seperti terlihat pada Tabel 1 di bawah ini.

Tabel 1 Rangkuman diskusi pada sesi brainstorming fishbone diagram

Possible Root Cause	Discussion	Root Cause?
MAN
Kemampuan karyawan melakukan tugas (cedera lama, fisik)	Cedera personil teridentifikasi saat briefing K3*. Pelaksanaan tugas tidak tergantung pada fisik.	N
Tidak tahu prosedur K3	Awareness training di OJT sudah disediakan	N
Tidak mengikuti prosedur K3	Karyawan baru di-briefing K3 dan sistem penalti	N
Tidak menghadiri training K3	Pelatihan K3 diberikan dalam orientasi dan OJT	N
MACHINE / TOOLS
Tinggi tempat kerja rendah	Bukan akar masalah jika metode dapat diubah	N
Part sudah usang	Tidak ada part usang menyebabkan insiden	N
Tidak ada tanda bahaya	Tanda bahaya sudah ada	N
METHOD
Prosedur tidak diperbaharui	Review prosedur rutin setahun sekali	N
Tidak ada prosedur K3	Prosedur meliputi prosedur K3 untuk semua kegiatan	N
Prosedur K3 salah	Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. Head	N
Prosedur K3 membingungkan	Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. Head	N
Prosedur terlalu manual	Bag dipegang operator, perlu memastikan tidak ada kebocoran oli, dll.	Y
Tidak ada komunikasi K3	Disertakan dalam OJT	N
MATERIAL
APD** yang salah	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Material yang tidak bisa diandalkan bahan (bag kimia)	Bag plastik rentan robek bila menyentuh objek tajam	Y
Kualitas rendah (pipa, APD, bag kimia)	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Material yang digunakan salah (pipa, APD, bag kimia)	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Tidak ada APD yang disediakan	APD sudah disediakan untuk semua aktivitas berbahaya	N

*) K3= Kesehatan dan Keselamatan Kerja

**) APD = Alat Pelindung Diri

Dari contoh di atas, diagram fishbone dapat menemukan akar permasalahan, yaitu kabut oli selama ini dibersihkan dengan ditampung di bag plastik yang rentan robek dan selama tidak ada bag plastik ada kemungkinan oli menetes jika kran rusak, solusi bisa dengan menambahkan containment tray atau safety cabinet yang permanen menempel pada pipa.

Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan diagram fishbone di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. Jika  diagram fishbone terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur ulang diagram fishbone dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci sukses diagram fishbone adalah terus bertanya “Mengapa?”, lihatlah diagram dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di “grass root” yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti  permasalahan di lapangan.

DAFTAR PUSTAKA

DitjenNak. (2000). Panduan pelatihan total quality management dan meningkatkan sistem-sistem organisasi. Jakarta: Dirjem RI.

Purba, H.H. (2008). Diagram fishbone dari Ishikawa. Retrieved from http://hardipurba.com/2008/09/25/diagram-fishbone-dari-ishikawa.html. Diakses Tanggal 29 Mei 2016 (09.19 WIB).

Gaspersz, V. dan A. Fontana. 2011. Integrated Management Problem Solving Panduan bagi Praktisi Bisnis dan Industri. USA: Vinchristo Publication.

Kaplan, R.S. dan D.P. Norton. 1996. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business Press.

Robbins, S.P. dan Mary Coulter. 2012. Management. Pearson Education, Prentice Hall.

Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224. Diakses Tanggal 29 Mei 2016 (10.13 WIB).